雇用市場の不確実性、Z世代のスローライフ傾向、そしてグローバルなビジネスチャンスがギグ・エコノミーに拍車をかけている。従来の社内での役割では得られなかった、より大きな自律性と柔軟性を求めているのだ。
事実 マッキンゼーの2022年アメリカン・オポチュニティ・サーベイ の回答者は独立した労働者であると認識している。これは約5,800万人のアメリカ人に相当する。
独立請負業者を管理するための効率的なプロセスを確立することは、社内のマネージャー、あるいはほとんどの中小ビジネスがそうであろうように、一人チームにとってこれまで以上に重要である。
このブログでは、独立請負業者を管理する方法について、健全な境界線を維持しながらチームのプロセスに組み込む方法について説明します。
コントラクター・マネジメントを成功させるための基本的なルールは、彼らが正社員ではないことを認識することだ。
契約社員を効果的に管理する方法：10のヒント
請負業者をうまく管理することは、誰にとってもメリットがある。明確な期待を設定し、オープンにコミュニケーションを取ることで、請負業者はより良い仕事を提供し、積極的に仕事に取り組むようになります。あなたにとっても、プロジェクトが円滑に進み、質の高い結果が得られることになります。
請負業者とのリレーションシップを最大限に活用し、Win-Winの結果を得る方法を探ってみましょう。
1.適切な請負業者の評価と発掘
最初のステップは、適切な請負業者、つまり、仕事の仕様に優れ、質の高い仕事をし、組織の仕事文化と倫理観に合う人を見つけることだ。残念ながら、これは「言うは易く行うは難し」である。
何度も面接を重ね、テストプロジェクトを喜んで受けるフルタイマーとは異なり、請負業者は、これまでの仕事（ポートフォリオ）に基づいて採用する、迅速な面接プロセスを好みます。
ここでは、契約社員の面接と入社を迅速に行うためのヒントをいくつか紹介します：
- 経験に応じて面接のプランを立てる。初心者の場合は技術的なスキルを強調し、エキスパートの場合は仕事のスタイルやプロジェクトに対するアプローチに焦点を当てましょう。
- 有料の試用版プロジェクトから始める：これにより、請負業者の仕事の質、コミュニケーション能力、チーム内での文化的な適合性を評価することができる。
- 過去のクライアントの紹介を求める：過去のクライアントに連絡を取り、仕事の質、信頼性、コミュニケーションスキルについて直接フィードバックを得る。
以下はその例である。 37 Signalsの創設者ジェイソン・フリードからの文化に焦点を当てた質問 .彼は、候補者のカルチャーフィットと仕事のスタイルを評価するために、「あまり目立たない質問」を参考にしている。
2.法的な落とし穴を避けるために、クリアされた契約と合意を確立する
適切な請負業者を雇ったら、次の重要なステップは、明確で法的拘束力のある契約書で仕事関係を成功に導くことだ。これらの契約書には、仕事の範囲、支払い条件、知的財産権、秘密保持など、パートナーシップの概要が記載されている。
これにより、ビジネス上の利益を保護し、明確な期待を確立し、誤解や法的紛争のリスクを最小限に抑えることができます。
仕事の大部分を請負業者に依存している場合、多くの契約書を送ることになる。このプロセスを合理化する一つの方法は 契約管理ソフトウェア やテンプレートがあります。これらのツールを使用することで、プロセスを標準化し、エラーを減らし、法的要件や規制要件を確実に遵守することができます。 ClickUp はプロジェクト・契約管理ソフトウェアであり、個人請負業者を管理するためのオールインワン・ツールである。このソフトは ClickUp契約書テンプレート は業界にとらわれず、様々なプロジェクトや場所に合わせてカスタムできます。
ClickUp請負契約テンプレートで組織全体の契約合意を標準化する
この 契約テンプレート は、以下を含むすべての鍵セクションをカバーしている：
- クライアントの義務：クライアントの義務：必要なツールのプロバイダー、承認プロセスなど、クライアントの責任を概説する。
- プロジェクトの範囲：プロジェクトの範囲：成果物、タイムライン、期待など、プロジェクトの具体的な境界線を定義する。
- 支払い条件：支払いスケジュール、支払い方法、支払い遅延による違約金などを明記する。
- 秘密保持条項：当事者間で共有される機密情報を保護する。
- 機密保持条件：当事者間で共有される機密情報を保護する：紛争中に契約が無効と判断された場合でも有効となる条件を契約書に明記する。
- 準拠法：準拠法：紛争が発生した場合に契約を管轄する法的管轄をメンションする。
また読む：
/参照 https://clickup.com/ja/blog/73744/undefined/ 作業負荷を管理するフリーランサーのテンプレート10選 /%href/
3.契約者のオンボーディング（およびオフボーディング）プロセスの設定
正社員と同じように、契約社員の受け入れにもワークフローを設けましょう。また、正社員のオンボーディング・プロセスからいくつかの要素を取り入れることもできるが、通常、これらの方が短時間で済む。
以下は、契約社員の入社に必要な3ステップのプロセスです：
- オンボーディング・ドキュメント：オンボーディング・ドキュメント：プロジェクトのスコープ、期限、関連マイルストーン、社内チームがどのようにサポートするかの概要を説明するドキュメントを作成します。また、このフェーズでツールへのアクセス権を与え、コミュニケーション・チャンネルに追加することもできます。
- ミートアップ：フリーランサーとプロジェクトに関与する他の内部チームメイトとの通話を設定します。これはあなたの仕事文化とプロセスを再確認し、あなたの製品やサービスについての詳細をフリーランサーに伝えるための良い時間です。
- 最初のマイルストーン：最初のマイルストーン：最初のプロジェクトでフリーランサーと一緒に仕事をします。
同様に、プロジェクトの引き継ぎを合理化し、法的な未解決の問題を解決するために、良いオフボーディングプロセスを確保します。オフボーディング・プロセスに盛り込むことができる事項をいくつかご紹介します：
- すべての最終支払いが正確かつ期限通りに処理されているか確認する。
- 未完成の仕事のスムーズな引き継ぎをプランニングし、継続性を確保する。
- 退社面接でフィードバックを得て、改善点を特定する。
こちらもお読みください
/参考文献 https://clickup.com/ja/blog/72773/undefined/ 10 Free Service Contract Agreement Templates in Word & ClickUp /%href/
4.期待値を前もって設定する
ほとんどの完了業者は、プロジェクトがあるものとして開始され、全く異なるものとして終了した少なくとも1つのホラーストーリーを経験している。そのようなクライアントにならないように。
プロジェクトのスコープクリープを避け、成功に導くには、明確な目標とマイルストーンを設定すること。 /%href/ 仕事記述書で明確なゴールとマイルストーンを設定する。 最初から。これにより、プロジェクトが軌道から外れるのを防ぎ、あなたと請負業者がオブジェクトに関して同じページにいることを確実にします。
やることを2つ紹介しよう：
- 契約書を作成する際に、プロジェクトの範囲とオブジェクトを確定する。プロジェクトが中盤に差し掛かったときに、誰も変更を言い出さないように、社内の利害関係者全員に確認してもらう。
- プロジェクトに目標トラッカーを設定する。 /に目標トラッカーを設置する。 https://clickup.com/ja/blog/48360/undefined/ プロジェクト管理プラットフォーム /プロジェクト管理プラットフォーム マイルストーンでプロジェクトの進捗を確認し、順調に進んでいることを確認する。
クリックアップ目標でプロジェクトのマイルストーンを追跡します。
プロジェクトの詳細と鍵になる成果物を
/に追加してください。 https://clickup.com/features/goals に追加します。 ClickUp 目標 /%href/
.それぞれの包括的な目標は、タスクとサブタスクに分解することができ、それに何が含まれるかを明確に説明することができます。これにより、各マイルストーンの完了を追跡し、アカウンタビリティを確保することができます。
ClickUp Goalsでプロジェクトの目標を設定し、進捗を確認し、ボトルネックを特定する。
目標を使用してパフォーマンスレビューを実施し、請負業者の生産性レベルを測定できます。
こちらもお読みください
/参考文献 https://clickup.com/ja/blog/57870/undefined/ プロジェクト管理アウトソーシング：ビジネス管理アウトソーシングのメリット /%href/
5.コミュニケーションチャネルを明確にする
契約社員は、社内のチームメンバーから距離を感じることが多い。結局のところ、彼らは正式なチームメンバーではない。 ウォータークーラーの会話 チームの接続を構築する上で大きな役割を果たす。
あなたは最初のステップを踏み出し、チームの一員であると感じてもらう必要がある。チャンネル、ミーティングの頻度、主な連絡先など、コミュニケーションの好みを明確に示すことでやることができる。
ここでは、明確で一貫性のあるコミュニケーション・チャンネルを定義するためのヒントをいくつか紹介する：
コミュニケーション・チャンネルを選ぶ
チームの好みとプロジェクトの要件（電子メール、プロジェクト管理ソフト、インスタントメッセージなど）に基づいて、主要なコミュニケーションプラットフォームを選択します。さらに、いつでも連絡が取れるように、バックアップチャネルを含める。
また、柔軟性を高めるために、非同期と同期のツールを提供することも検討できます。例えば、文書のレビューやデータベースの編集をしているとする。その場合 ClickUpコラボレーション検出 コメント、タグ、リアルタイム編集などの機能により、会話を文書内に保つことができます。
ClickUpのコラボレーション機能を使って、即座にオンコンテキストフィードバックを提供しましょう。
プロジェクトの進捗を確認するときは、情報のサイロ化を避けるために、すべての会話を1つの場所で行うようにしましょう。例として、以下のようなグループを作成することができます。 ClickUp チャット を作成し、更新はそのチャンネルでのみ行うことを義務付けます。こうすることで、全員がループを維持できます。
ClickUp Forms の条件ロジック機能を使ってアンケートをパーソナライズしましょう。
また、回答をデータベースで整理することもできます。後者は、長期にわたる請負業者の回答のパターンを見つけたり、すべての請負業者が（集合的に）貴社のプロセスをどのようにビューしているかを調べるのに特に役立ちます。
これは、請負業者との協力的で生産的な関係を構築するのに役立ちます。
もお読みください：
/参考文献 https://clickup.com/ja/blog/143135/undefined/ 2024年に成長するためのエージェンシーとクライアントの関係改善法 /%href/
7.支払いの方針とプロセスを標準化する
支払い方針とプロセスを標準化することで、業務を合理化し、エラーを減らし、個人請負業者との関係を改善することができる。この仕事を明記すれば、請求書についてフォローアップする必要がなくなり、支払いについて追われることもなくなる。
支払い規定に盛り込むべき事項をいくつか紹介しよう：
- 支払い頻度：支払いスケジュールを決める（毎週、隔週、毎月など）。
- 支払い方法: 希望する支払い方法（例：口座振込、小切手、PayPal）を選択する。
- 請求書テンプレート: 請負業者と共有するために必要なすべての情報を含む標準化された請求書テンプレートを作成します。
- 請求書提出： 請負業者が請求書を提出する時期をメンションする。
- 請求書の承認: 正確性とタイムリーな支払いを保証するために、明確な承認プロセスを導入する。
クリックUpドキュメントで契約書を作成する
のようなツールを使用する。
/のようなツールを使ってください。 https://clickup.com/features/docs ClickUp ドキュメント /%href/
を使い、支払いの方針やプロセスを概説し、社内のチームや独立した請負業者と共有しましょう。こうすることで、透明性が確保され、支払い手順が明確になります。
ClickUp Docsを使って支払い方針を作成し、契約者と共有しましょう。
さらに良いことがあります：ClickUpには、以下のようなAIツールを搭載しています。
/参照 https://clickup.com/ai クリックUpブレーン /%href/
.ポリシーの編集や各国語へのローカライズが可能なので、グローバルな契約社員を雇う場合に特に便利です。
ClickUp Brainでコンテンツを作成し、文書を10以上の言語に翻訳しましょう。
プロからのアドバイス：請負業者との交渉のやり直しを避け、予算と予想されるコストを確実に一致させるために、さまざまなタイプの請負仕事に料金スラブを設定し、常に最新の状態に保ちましょう。
8.長期的な関係を築く
フィードバックループは、請負業者とクライアントの関係を持続させるための1つの方法です。結局のところ、フリーランス契約は関係と相互尊重の上に成り立つ。
ここでは、フリーランサーに敬意を示し、健全で長期的な関係の下地を設定する方法をいくつか紹介します：
- 公正な報酬を提供する：合意した条件を遵守し、公正かつタイムリーな支払いを保証する。
- マイクロマネジメントを避ける：彼らが効果的にタスクを完了するために必要な自律性を請負業者に与える。
- フレキシブルに対応する：フレックスタイム制やミーティング日程など、彼らの仕事スタイルに合わせる。例えば、9時から5時までの仕事時間を守らない契約社員もいれば、少なくとも2日間のミーティング通告を好む契約社員もいるかもしれない。
- おみやげを贈る長期的な契約社員には、彼らの貢献を称えるために個人的なグッズを贈って感謝の気持ちを伝えましょう。
9.請負業者データベースのメンテナー
契約社員データベースは、部門を横断してフリーランスチームに関する情報を一元管理するリポジトリであり、財務や人事などの管理チームが契約社員の詳細を把握し、労働法や規制を遵守できるようにします。
従来のスプレッドシートや文書ツールの代わりに、ClickUpのようなツールを使用することをお勧めします。契約者を分類するためのフィルターやタグなど、非常に便利なデータベース管理機能が備わっています。
例としては ClickUp テーブルビュー を使用して、集中型のコード不要の請負業者データベースを作成できます。高度なソート、フィルタリング、カスタムフィールドを使用すると、簡単に部門別に請負業者をセグメント化し、特定の詳細を収集し、あなたの正確なニーズに合わせてデータベースのレイアウトをカスタマイズすることができます。
ClickUpテーブルビューで請負業者の詳細を整理しましょう。
請負業者データベースに含めるべきフィールドをいくつかご紹介します：
- 請負業者情報：契約者情報：契約者の名前、連絡先、納税者番号、支払いの詳細
- 契約仕様：契約仕様：契約期間、仕事範囲、支払い条件、契約合意書、NDA、その他の法的ドキュメントへのリンクされている。
- コンプライアンスの詳細：コンプライアンスに関する詳細：税務および従業員区分関連のフォーム、請求記録、その他の政府関連書類
オプションとして、データベースにメモフィールドを追加し、専門スキル、連絡先、ポートフォリオのリンクを記録することができます。これは、特に古い請負業者との再契約をプランする場合に便利です。
さらに、クリックアップはほとんどの人事・給与システムと統合できます。つまり、請負業者情報の更新や、給与システムで処理された請求書をClickUp内で支払済みとするなどのタスクを自動化することができます。
メモ：データベースには機密情報が含まれるため、適切なアクセス制御を実施して情報を保護し、データのプライバシーを確保してください。
10.テクノロジーを活用する
請負業者を雇用する上で、法令遵守は重要な側面であり、それは地域によって異なる。米国では、労働者が独立請負業者か従業員かを判断するための具体的な基準がIRSに定められている。
また、独立請負業者への支払いを報告するために、フォーム1099-NECを作成する必要があります。請負業者管理ツールは、これらの複雑な問題を自動化し、対処するのに役立ち、現地の労働法と税法を確実に遵守することができます。
🌈 ご存知ですか アメリカの一部の州では、個人請負業者を雇用する際に消費税の課税関係を定める法律があります。これは、たとえそこに物理的な事務所がなくても、購入品にかかる売上税を徴収し、送金する必要がある場合があることを意味します。
ハイテクが役立つもう一つの側面は、忙しい仕事を自動化することである。 フリーランスのプロジェクト管理 または契約締結などのシステム的なプロセス。請求書の承認、契約者とのチェックイン、その他の管理タスクを自動化するのも一つの手だ。
リーガルチームは、契約依頼プロセスを一元化し、次のような方法で効率化を図ることができる。 ClickUp 契約管理テンプレート .
ClickUp Contract Request Form（クリックアップ契約リクエストフォーム）を使って、法務チームが契約締結リクエストを受け取り、契約進捗を追跡できるようにする。
私の仕事はこうだ：
- フォームリクエストの送信： 契約リクエストフォームに必要事項を記入し、契約の目的と種類、希望する期限を明記してください。
- リーガル・チームがリクエストの詳細を確認し、必要な情報がすべて提供されていることを確認します。
- 起案・承認： リーガルチームが契約書を起案し、指定された要件を盛り込み、関連法規の遵守を確認します。
さらに、このテンプレートには、法務チームが個々の契約のステータスを追跡できるボードビューが付属しており、すべての契約が時間通りに閉じられていることを確認できます。
ClickUpで請負業者管理を簡素化する
成功はシステムの上に成り立つ」ということわざがあります。ClickUpを使えば、請負業者を管理するための信頼性の高いフレームワークを構築することができます。
契約書の作成からプロジェクト管理、フィードバックループの促進、請負業者情報の一元化まで、クリックアップはすべてのプロセスを一元的に処理することができます。そのため、1日目も1年目も仕事に役立つシステムを設定できます。
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